Politique de Confidentialité

Notre Politique de Confidentialité

1. Quel est l’objet de la présente déclaration de protection des données personnelles ?

HdB Law ou Hugues du Bois de Dunilac, avocat (ci-après «HdB» ou «nous») est une étude d’avocats dont le siège est à Lausanne. Dans le cadre de nos activités professionnelles, nous collectons et traitons des données personnelles, en particulier celles qui concernent nos clients, les personnes qui y sont liées, les parties adverses, les tribunaux et les autorités, les études d’avocats affiliées, les associations professionnelles et autres organisations, les personnes qui visitent notre site, les participants à des événements, les destinataires de newsletters, ainsi que d’autres organismes ou leurs personnes de contact et collaborateurs respectifs (ci-après également «vous»). Par la présente déclaration, nous vous informons du traitement de ces données. En plus de ce document, nous pouvons vous informer par d’autres moyens (par ex. avec des formulaires ou des clauses contractuelles spécifiques).Si vous nous communiquez des données concernant d’autres personnes (p. ex. des membres de votre famille, des représentants, des parties adverses ou d’autres personnes liées), nous partons de l’idée que vous êtes autorisé à le faire, que ces données sont correctes et que vous avez veillé à ce que ces personnes soient informées de cette communication, dans la mesure où une obligation légale d’informer est applicable (p. ex. en portant préalablement à leur connaissance la présente déclaration).

2. Qui est responsable du traitement de vos données personnelles ?

Le responsable de la protection des données personnelles est chargé des traitements décrits dans la présente politique de confidentialité : Hugues du Bois de Dunilac.

Vous pouvez nous contacter par courrier (Case Postale 111, 1052 le Mont-sur-Lausanne), par courriel : hdubois@hdb-law.com ou par téléphone +41 79 417 93 26 pour toute demande relative à l’utilisation de vos données personnelles par nous en tant que responsable du traitement.

Nous agissons généralement en tant que responsable du traitement. Toutefois, dans certaines circonstances, nous pouvons également agir en tant que sous-traitant pour un client dans le cadre de la fourniture de nos services juridiques, auquel cas notre client sera le responsable du traitement. La présente politique de confidentialité ne traite pas de la manière dont nos clients utilisent vos données personnelles. Veuillez les contacter directement pour toute question relative à leur utilisation de vos données personnelles.

3. D’où proviennent les données personnelles?

Nous traitons les données personnelles qui sont nécessaires aux fins spécifiées dans la présente politique de confidentialité. Sous réserve du respect des exigences légales et dans la mesure nécessaire à l'exécution de nos services juridiques, nous pouvons traiter des données dites sensibles, telles que des données relatives à la santé ou des données relatives à des procédures et sanctions administratives ou pénales. Nous ne le ferons que dans la mesure du strict nécessaire aux finalités pertinentes énumérées dans la description de nos activités de traitement (voir chiffre 4).

Nous pouvons obtenir vos données personnelles :

De votre part : vous (ou votre terminal) nous communiquez vous-même la majeure partie des données que nous traitons (p. ex. en relation avec nos services, l’utilisation de notre site et de nos applications ou la communication qui s’établit avec notre étude). Vous n’êtes pas obligé de communiquer vos données, à l’exception de cas particuliers (p. ex. pour des obligations légales). Toutefois, si vous souhaitez p. ex. conclure des contrats avec notre étude ou faire appel à nos services, vous devez nous communiquer certaines données. L’utilisation de notre site n’est pas non plus possible sans traitement de celles-ci.
De tiers : nous pouvons également collecter des données à partir de sources accessibles au public (p. ex. registre des poursuites, registre foncier, registre du commerce, médias ou Internet, y compris les médias sociaux) ou les obtenir auprès (i) des autorités, (ii) de votre employeur ou mandant qui est soit en relation d’affaires avec notre étude, soit en relation d’une autre manière, ainsi que (iii) d’autres tiers. En font notamment partie les données que nous traitons dans le cadre de la préparation, de la conclusion et de l’exécution de contrats ainsi que les données issues de la correspondance et des entretiens avec des tiers, mais aussi toutes les autres catégories de données conformément au ch. 4.

4. Dans quel but traitons-nous certaines de vos données personnelles?

Lorsque vous faites appel à nos services, que vous naviguez sur www.hdb-law.com (ci-après « site ») ou que vous nous contactez d’une autre manière, nous collectons et traitons différentes catégories de vos données personnelles. Nous le faisons, en règle générale, aux fins suivantes :

Nous traitons les données personnelles afin de pouvoir communiquer avec des tiers ou vous-même, tels que les parties à la procédure, les tribunaux ou les autorités, par courrier électronique, par téléphone, par lettre ou de toute autre manière (p. ex. pour répondre à des demandes dans le cadre du conseil et de la représentation juridiques ainsi que de la préparation ou de l’exécution de contrats). Pour ce faire, nous traitons en particulier le contenu de la communication, vos données de contact ainsi que les métadonnées y relatives.
Préparation et conclusion de contrats : en vue de la conclusion d’un contrat, en particulier celui qui vise à établir le mandat, avec vous-même ou votre mandant ou employeur, ce qui inclut également la clarification d’éventuels conflits d’intérêts, nous pouvons notamment recueillir votre nom, vos coordonnées, vos procurations, vos déclarations de consentement, des informations sur des tiers (par ex. des personnes de contact, des informations sur la famille et les parties adverses), le contenu du contrat, la date de conclusion, les informations de solvabilité ainsi que toutes les autres données que vous mettez à notre disposition ou que nous collectons auprès de sources publiques ou de tiers (p. ex. registre du commerce, sociétés de renseignements financiers, casier judiciaire, médias, assurances de protection juridique ou sur Internet).
Gestion et exécution des contrats : nous collectons et traitons des données personnelles afin de respecter nos obligations contractuelles vis-à-vis de nos clients et d’autres cocontractants (p. ex. fournisseurs, prestataires de services, études d’avocats affiliées, partenaires de projet) et, en particulier, pour fournir et exiger les prestations contractuelles. Ceci comprend également le traitement des données pour la gestion des mandats (p. ex. conseil juridique et représentation de nos clients devant les tribunaux et les autorités) ainsi que le traitement des données pour l’exécution des contrats (encaissement, procédures judiciaires, etc.), la comptabilité et la communication publique (si elle est autorisée). Pour ce faire, nous traitons en particulier les données que nous recevons ou avons collectées dans le cadre des démarches précontractuelles, de la conclusion et de l’exécution du contrat, ainsi que les données que nous établissons lors de nos prestations contractuelles ou que nous collectons auprès de sources publiques ou d’autres tiers (p. ex. tribunaux, autorités, parties adverses, sociétés délivrant des renseignements, médias, agences de détectives ou sur Internet). Ces données peuvent notamment inclure des comptes rendus d’entretiens et de consultations, des notes, de la correspondance interne et externe, des documents contractuels, des pièces que nous établissons et recevons dans le cadre de procédures devant les tribunaux et les autorités (p. ex. des actes concernant des plaintes, des demandes, des appels ou des recours, des jugements et des décisions), des informations générales vous concernant, ou des parties adverses et d’autres personnes, de même que d’autres informations liées au mandat, des justificatifs de prestations, des factures ainsi que des informations financières et de paiement.
Exploitation de notre site : afin de pouvoir exploiter notre site de manière sûre et stable, nous collectons des données techniques, telles que l’adresse IP, des informations sur le système d’exploitation et les paramètres de votre terminal, la région, la durée et le type d’utilisation.
Amélioration de nos offres numériques : afin d’améliorer en permanence notre site, nous collectons des données sur vos habitudes et préférences, p. ex. en analysant la manière dont vous naviguez sur notre site.
Sécurité et contrôles des accès : nous collectons et traitons des données personnelles afin de garantir et d’améliorer en permanence la sécurité appropriée de notre système informatique et de nos autres infrastructures. Ceci comprend p. ex. la surveillance et le contrôle des accès électroniques à nos systèmes informatiques ainsi que des accès physiques à nos locaux, les analyses et les tests de nos infrastructures informatiques, les contrôles des systèmes et des erreurs, ainsi que la création de sauvegardes de sécurité. À des fins de documentation et de sécurité (à titre préventif et pour élucider des incidents), nous tenons par ailleurs des registres d’accès ou des listes de visiteurs concernant nos locaux et utilisons des systèmes de surveillance (p. ex. des caméras de sécurité). Nous vous informons de la présence de ces systèmes sur les sites concernés par des panneaux correspondants.
Respect des lois, des instructions et des recommandations des autorités et des réglementations internes (« compliance ») : nous collectons et traitons des données personnelles afin de respecter les lois en vigueur (par ex. pour la lutte contre le blanchiment d’argent, les obligations fiscales ou nos obligations professionnelles), les autorégulations, les certifications, les normes sectorielles, notre « gouvernance d’entreprise » ainsi que pour les enquêtes internes et externes dans lesquelles nous sommes partie (à la procédure), par ex. par une autorité de poursuite pénale ou de surveillance, ou un organisme privé mandaté.
Gestion des risques et de l’entreprise : nous collectons et traitons des données personnelles dans le cadre de la gestion des risques (p. ex. pour nous protéger contre des activités délictuelles) et de la gestion entrepreneuriale. Ceci comprend entre autres notre organisation d’entreprise (p. ex. la planification des ressources) et son développement (p. ex. l’achat et la vente de parts d’entreprise).
Candidature à un emploi : si vous postulez un emploi à notre étude, nous collectons et traitons les données correspondantes dans le but d’examiner votre candidature, de mener la procédure de sélection et, le cas échéant, de préparer et de conclure le contrat y relatif. Pour ce faire, nous traitons non seulement vos données de contact et les informations issues de la communication correspondante, mais aussi et surtout les données contenues dans votre dossier de candidature, ainsi que les données supplémentaires que nous pouvons obtenir à votre sujet, p. ex. à partir des réseaux sociaux professionnels, d’Internet, des médias et des références, si vous consentez à un tel accès.

5. D’où proviennent les données personnelles?

De votre part : vous (ou votre terminal) nous communiquez vous-même la majeure partie des données que nous traitons (p. ex. en relation avec nos services, l’utilisation de notre site et de nos applications ou la communication qui s’établit avec notre étude). Vous n’êtes pas obligé de communiquer vos données, à l’exception de cas particuliers (p. ex. pour des obligations légales). Toutefois, si vous souhaitez p. ex. conclure des contrats avec notre étude ou faire appel à nos services, vous devez nous communiquer certaines données. L’utilisation de notre site n’est pas non plus possible sans traitement de celles-ci.
De tiers : nous pouvons également collecter des données à partir de sources accessibles au public (p. ex. registre des poursuites, registre foncier, registre du commerce, médias ou Internet, y compris les médias sociaux) ou les obtenir auprès (i) des autorités, (ii) de votre employeur ou mandant qui est soit en relation d’affaires avec notre étude, soit en relation d’une autre manière, ainsi que (iii) d’autres tiers. En font notamment partie les données que nous traitons dans le cadre de la préparation, de la conclusion et de l’exécution de contrats ainsi que les données issues de la correspondance et des entretiens avec des tiers, mais aussi toutes les autres catégories de données conformément au ch. 4.

6. À qui communiquons-nous vos données personnelles?

En ce qui concerne les objectifs du ch. 4, nous transmettons vos données personnelles en particulier aux catégories de destinataires mentionnés ci-dessous.

Clients et autres partenaires contractuels : Nous partageons avec nos clients les informations, y compris les données personnelles, qui sont nécessaires à l'exécution de nos obligations contractuelles envers eux.
Prestataires de services : nous collaborons avec des prestataires de services en Suisse et à l’étranger qui (i) traitent – en notre nom (p. ex. fournisseurs de services informatiques), (ii) en coresponsabilité avec notre étude ou (iii) sous leur propre responsabilité – des données qu’ils ont reçues de nous ou collectées pour nous. (Parmi ces prestataires de services figurent p. ex. des fournisseurs de services informatiques, des banques, des compagnies d’assurances, des sociétés de recouvrement, des sociétés de renseignements financiers, des vérificateurs d’adresses, d’autres étude d’avocats ou des sociétés de conseil). Nous concluons avec ces tiers des contrats relatifs à l’utilisation et à la protection des données personnelles.
Avec des tiers lorsque nous avons une obligation légale de le faire ou un intérêt légitime à le faire : Nous pouvons communiquer vos données personnelles lorsque nous avons une obligation légale ou un intérêt légitime à le faire, par exemple : pour répondre à une demande d'une autorité judiciaire ou administrative ou conformément à une obligation légale, dans le cadre de litiges ou procédures judiciaires qui nous impliquent ou pour fournir des services à nos clients, conformément à nos conditions d'engagement.
D’autres personnes : il s’agit d’autres cas, où l’implication de tiers découle des buts mentionnés au ch. 4. Ceci concerne p. ex. les destinataires de livraison ou les bénéficiaires de paiement que vous avez indiqués, les tiers dans le cadre de relations de représentation (p. ex. votre avocat ou votre banque) ou les personnes impliquées dans des procédures administratives ou judiciaires.

Toutes ces catégories de destinataires peuvent à leur tour faire appel à des tiers, de sorte que vos données peuvent aussi leur être accessibles. Nous pouvons limiter le traitement par certains tiers (p. ex. fournisseurs de services informatiques), mais pas celui d’autres tiers (autorités, banques, etc.).

7. Vos données personnelles sont-elles également transmises à l’étranger ?

Nous hébergeons vos données personnelles sur des serveurs situés en Suisse ou dans l'Union européenne (UE).

Compte tenu de la communication de vos données personnelles conformément à ce qui est prévu dans la présente politique de confidentialité, nous attirons votre attention sur le fait que ces données peuvent néanmoins être accessibles ailleurs. En particulier, plusieurs de nos prestataires de services sont situés aux États-Unis d'où certaines de vos données personnelles peuvent être accessibles.

Si vos données personnelles sont transférées ou deviennent accessibles en dehors de la Suisse ou de l'UE, nous veillerons à ce que cet accès soit conforme aux lois suisses sur la protection des données et nous mettrons en place les garanties appropriées (par exemple en nous appuyant sur les clauses types adoptées par la Commission européenne) ou nous nous appuierons sur des exceptions légales telles que le consentement, l'exécution de contrats, la constatation, l'exercice ou l'exécution de droits en justice, les intérêts publics prépondérants ou les données personnelles publiées.

8. Quels sont vos droits ?

Vous disposez de certains droits en relation avec notre traitement de données. Conformément à la législation applicable, vous pouvez notamment demander des informations sur le traitement de vos données personnelles, faire corriger celles qui sont inexactes, demander leur suppression, vous opposer à un traitement de données, demander la remise de certaines données personnelles dans un format numérique courant ou leur transfert à d’autres responsables.

Si vous souhaitez exercer vos droits à notre égard, veuillez nous contacter aux coordonnées qui figurent au ch. 2. Pour que nous puissions exclure tout abus, nous devons vous identifier (par ex. avec une copie de votre carte d’identité, si nécessaire).

Veuillez noter que des conditions, exceptions ou restrictions s’appliquent à ces droits (p. ex. pour protéger des tiers ou des secrets commerciaux ou en raison de notre obligation de secret professionnel). Nous nous réservons le droit de caviarder les documents ou de n’en livrer que des extraits pour des raisons de protection des données ou de confidentialité.

9. Cette déclaration de protection des données peut-elle être modifiée ?

La présente déclaration de protection peut être adaptée à tout moment. La version publiée sur notre site est celle qui est en vigueur.